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“圖形處理能力”:告別淩亂的辦公環境!這三種方法簡單易用。

時間:2020-04-28 11:46 來源: 重慶118百科知識網 網址: www.jogjakomtek.com 編輯:小多

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《圖解整理力》:告別了淩亂的辦公環境!這3個方法,簡單又好用

大家好呀~

今天,靈遙將為你帶來一本新書,名字叫做《圖解整理力:快速學會49種整理技能》。

《圖解整理力》:告別了淩亂的辦公環境!這3個方法,簡單又好用

你有沒有遇到過這種情況:

明明記得把東西放在了桌子上,卻怎麽都找不到;文件和資料從不規整,找起來的時候總是毫無頭緒;電子郵箱,或是微信聊天列表裏,總有許多小紅點;接到工作安排後常常會下意識地拖拉,不到火燒眉毛的那一刻,總是提不起精神……

《圖解整理力》:告別了淩亂的辦公環境!這3個方法,簡單又好用

如果你有上述問題,並不是初老期已經來臨了,而是因為你的「整理力」還不夠犀利。待你和靈遙一起讀完了這本《圖解整理力:快速學會49種整理技能》後,你將發現這些問題,都不再是問題~

01.

整理力究竟是什麽?

一提到整理力,很多人都會聯想到打掃一下房間衛生,或是把桌子上的東西收拾一下。其實,整理力包括的遠不止這些,它更多的是一種合理規劃,有效利用資源的能力。

比方說,在接到了任務安排後,一個整理力強的人便會立即拿出手機,或者紙筆,把它給記錄下來,而不是任由把它給放在腦子裏。

《圖解整理力》:告別了淩亂的辦公環境!這3個方法,簡單又好用

圖 | 《圖解整理力》

因為,一方麵,我們每天的精力是有限的,如果把時間都放在了記憶這些零碎的小事上,就會讓我們的大腦感到很疲憊,沒有辦法去思考那些真正重要的事情;另一方麵,一件事情隻是停留在我們腦海裏的時候,我們往往很難直觀地看到自己接下來到底有多少任務要忙,於是常常是到了最後關頭才發現,「糟糕,我幹不完了」。

《圖解整理力》:告別了淩亂的辦公環境!這3個方法,簡單又好用

因此,我們如果想要更遊刃有餘地去處理生活裏的事情,便要有把它給寫下來的意識,先明白有多少要做,然後再按照輕重緩急去辦。這樣的一個思考和行動過程,便是這本書的作者想要教給我們的「整理力」了。

接下來的內容,我們將主要從紙質文件整理、電子文件整理、辦公桌麵整理這三個方麵,來看看如何通過整理,提高工作效率的。

02.

如何有效地整理紙質文件?

在公司裏上班的時候,如何管理好成堆的辦公文件,其實考驗的便是一個人的「整理力」。

《圖解整理力》:告別了淩亂的辦公環境!這3個方法,簡單又好用

因為紙質文件,它們大多處在一個需要被反複查閱的狀態,你作為一個整理者,除了要它們規規矩矩地收在一起,還需要讓它們能夠在需要時,被一下子給找出來。

具體來說,你便可以製作一份一目了然的索引,在將紛繁複雜的文件進行分門別類收納管理的同時,理清思路,對文件內容做到心知肚明。

《圖解整理力》:告別了淩亂的辦公環境!這3個方法,簡單又好用

《圖解整理力》:告別了淩亂的辦公環境!這3個方法,簡單又好用

圖 | 《圖解整理力》

那麽,如何製作一份一目了然的索引呢?這裏一共有四個步驟。

第一個,是列出主要文件的類型。

比如,靈遙在公眾號裏麵解讀過的書,在我個人的文件裏,便分為了「個人成長」和「為人處世」兩個部分。這本《圖解整理力》便毫無疑問是該歸在第一個文件夾裏的。

《圖解整理力》:告別了淩亂的辦公環境!這3個方法,簡單又好用

第二個,是命名不同的類型,並製作標簽。

對我來說,因為我是每一本書,至少寫一篇拆解稿,因此,為了便於區分,我在進行文件管理時,便直接采取了「名字+日期」的形式。比如,這一篇文章,就屬於「圖解整理力 - 0427」這個文件夾裏。

《圖解整理力》:告別了淩亂的辦公環境!這3個方法,簡單又好用

第三個,是按照標簽開始製作文件索引目錄。

這裏我的理解是一個大的目錄,大家可以參考「公眾號」左邊欄目的「書海泛舟」,裏麵有一個我以前做的圖書目錄。

第四個,是把索引目錄貼在文件櫃最顯眼的位置,使得自己一眼便能夠看到。

《圖解整理力》:告別了淩亂的辦公環境!這3個方法,簡單又好用

圖 | 我電腦桌麵的一角

這裏,我還有一個小建議,便是按照「項目周期」來管理文件。

比方說,我以前做研究員的時候,便會有確定主題、列提綱、收集資料、寫初稿、提交領導後修改、完善稿子、終稿提交的過程。

《圖解整理力》:告別了淩亂的辦公環境!這3個方法,簡單又好用

那麽,我在管理文件時,同樣也會按照這個順序依次排列文件,這樣即便是要把項目移交給別的同事,他/她也能夠明白這個項目做到了哪一步,非常適合做項目的小夥伴~

02.

如何有效地整理電腦文件?

在學會了如何利用索引整理紛繁複雜的紙質文件後,我們便可以把目光轉向我們工作中更經常使用的電腦了。

在電子化普及的今天,很多公司都開始采取無紙化辦公的方式,利用郵件和群來互發文件。再加上時不時領導發到群裏的一條需要大家收藏閱讀的鏈接,我們電腦裏便會堆積許許多多的文件、文件夾和快捷方式。

《圖解整理力》:告別了淩亂的辦公環境!這3個方法,簡單又好用

雖然,電腦的檢索和鏈接速度已經非常快了,但是,靈遙依舊會覺得,你如果每天能夠抽出3-5分鍾的時間對當日的文件進行分類管理,那麽,無論是做方案,寫總結,還是移交工作都會非常便利。

那麽,關於電腦文件的整理,作者都有哪些小竅門呢?

第一個,是桌麵圖標不要超過三排。

毫無疑問,我們都喜歡從桌麵直接找文件,但是,桌麵上的文件如果太多了,那麽找起來真的會相當費神呢~

因此,你最好養成一個文件歸類的好習慣,把文件打包起來,桌麵隻保留正在進行的項目,和工作必需的文件。

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第二個,是文件夾不超過三層。

雖然文件夾可以一直新建子文件夾,但是,太過於複雜結構,隻會增加使用和記憶難度。一不小心,你重要的資料就淹沒在了一層又一層的文件夾裏。

因此,從現在開始,養成文件夾最多不超過3層的習慣,在目光所及範圍內橫向平鋪,對工作一目了然吧。

第三個,是文件更新後舊版本應該及時刪除。

軟件的更新換代是經常發生的事情,文件也會不斷地修改。為了不占用你的硬盤空間,拖慢你電腦運行的速度,請及時刪去舊的安裝包吧。

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說完了文件的整理後,我們來看看發郵件/信息時,如何才能夠減輕對方的閱讀壓力,得到盡快答複。

在工作中,郵件是我們最常用到的工作匯報工具。但是,標題不清的郵件,和太長的正文,對接收者來說,真的很不友好喲~

因此,你在發郵件時,不妨做到下麵三件事:

  1. 一封郵件隻說一件事,在「主題」位置寫清楚;
  2. 加入【重要】【急】【很急】等小標記,來提醒收件人,讓對方意識到該郵件緊迫性;
  3. 內容短小精幹,直奔主題,不寫廢話、套話;
《圖解整理力》:告別了淩亂的辦公環境!這3個方法,簡單又好用

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圖 | 《圖解整理力》

04.

如何整理出良好的工作環境?

說完了紙質文件和電腦文件的整理後,我們最後來說一下如何收拾出一張能提高工作效率的辦公桌子。

在電視劇裏,我們常常會看看到,主人公為了表達自己工作的繁忙,會在辦公桌前堆滿文件,貼滿便利貼……

《圖解整理力》:告別了淩亂的辦公環境!這3個方法,簡單又好用

實際上,這樣的狀態更加容易讓人忙中出錯。因為,辦公桌的雜亂感,常常會讓你心亂如麻,很難進入到心流狀態。

因此,整理辦公桌的第一步,便是要按照不同區域劃分,為不同區域賦予不同的用途,讓自己能夠一下子找到需要的東西。

接下來,我們來看看辦公桌的六個區域分別都該如何規劃:

《圖解整理力》:告別了淩亂的辦公環境!這3個方法,簡單又好用

圖 | 《圖解整理力》

  1. 桌麵:這是我們最常用的地方,請盡量保持桌麵的整潔,給它足夠的空間;
  2. 右側最上麵的抽屜:這是最順手的一個收納位置,我們可以把簽字筆、筆記本、U盤、各類數據線等最常用的東西放在這裏;
  3. 右側中間區域:這裏可以放一些個人用品,如,小零食、花果茶、衛生用品、備用藥品等等;
  4. 右側最下麵的抽屜:由於這個抽屜的使用頻率不會本高,建議放一塊午休小毛毯,或是一雙輕便的平底鞋;
  5. 正下方抽屜:發放一些重要的文件;
  6. 桌底:保持幹淨清爽,不要侵占空間。

也許,你也讀到這裏後,依舊會覺得,「哎呀,我每天有那麽多文件要管理,做不到呀~」

其實不然,正如同你不會一天把你家裏的全部衣服穿出門一樣,你同樣也不會同時用到全部文件。那麽,你為什麽不考慮先把不用的文件給存放起來,不要放在辦公桌上,讓你做什麽事情都束手束腳的呢?

《圖解整理力》:告別了淩亂的辦公環境!這3個方法,簡單又好用

《圖解整理力》:告別了淩亂的辦公環境!這3個方法,簡單又好用

圖 | 《圖解整理力》

以上,便是全書的內容。

好的工作習慣,是提高工作效率的保證。你如果常常發現自己工作效率低下,丟三落四,每天宛如被生活逼著往前,那麽,不妨在下班前對照著這篇文章的內容,整理一下你的辦公桌和電腦桌麵,讓你的工作環境先清爽起來吧~

祝好!

注:圖片來自網絡,如有侵權,請聯係作者刪除

文 | 武靈遙,一位踐行著「日讀書一本,日更文一篇」的職業讀書人,本文首發於個人公眾號:書語人間(syrjjy)



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本文信息參考自:中國人事考試網

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